Kako sinhronizirati kategorije e-pošte Outlook.com z Outlookom 2013

Mnogi od nas, ki uporabljamo Outlook.com prav tako radi izkoristimo prednosti sinhronizacije z Outlookom 2013 (aka Outlookovo namizje) za dostop do našo e-pošto prek te Officeove aplikacije.

Na žalost ima ta sinhronizacija nekaj omejitev in slabosti. Po svojih izkušnjah sem najbolj opazil, da privzeto kategorije e-pošte, ki so prikazane v Outlook.com, niso sinhronizirane (kategorije Outlooka so enakovredne oznak Gmail). Vendar sem med raziskovanjem našel rešitev, ki omogoča da vidimo v Outlooku 2013 kategorije, dodeljene vsakemu e-poštnemu sporočiluTa objava pojasnjuje, kako to implementirati korak za korakom.

Kako delujejo Outlookove kategorije

Najprej se mi zdi dobro razložiti, katere so posebnosti Outlooka, ki nas pripeljejo do tega problema, a hkrati pustiti odprta vrata za rešitev (čeprav če želite, se lahko pomikate in greste naravnost na korake rešitve).

"

Ko smo začeli uporabljati Outlook.com (spletna pošta), smo ugotovili, da ta obstaja že vrsta kategorij in privzetih filtrov , ki delujejo, ne da bi morali karkoli konfigurirati. Med temi privzetimi kategorijami najdemo naslednje:"

• Social Updates: Skupinska e-pošta s Twitterja. Facebook, LinkedIn in podobno
• Glasila: je dodeljena oglasnim ali informativnim glasilom podjetij
• Skupine: je dodeljen vsem e-poštnim naslovom s seznamov prejemnikov, kot so Google Skupine)
• Dokumenti ali fotografije: so dodeljeni glede na priponke v e-pošti
• Posodobitve pošiljanja: E-poštna sporočila o sledenju pošiljanju skupinskih izdelkov

E-poštna sporočila so dodeljena tem in drugim kategorijam z uporabo privzetih filtrov, ki jih ne moremo urejati ali celo vedeti, kakšna so pravila. Lahko pa ustvarimo nove filtre, ki tem kategorijam dodelijo e-pošto. Če na primer odkrijemo, da v kategoriji Social Updates manjkajo e-poštna sporočila iz Pinteresta, je možno novo pravilo, tako da se takšna e-poštna sporočila dodelijo tej kategoriji.

Možno je tudi ustvariti nove kategorije, za katere lahko ustvarite ustrezne filtre in pravila, možno pa je tudi ročno označite e-poštna sporočila, da jim dodelite kategorijo, domačo ali uporabniško ustvarjeno.

"

Enkrat tukaj, če do Outlook.com dostopamo prek Outlooka 2013 in smo ustvarili nekaj uporabniških kategorij>se prikaže slednje (in samo slednje), vendar v omejenem način Kategorije v Outlooku 2013 imajo barve in vam omogočajo izvajanje iskalnih dejanj, te na prvi pogled sinhronizirane kategorije pa ne. Prikaže se samo brezbarvni blok z imenom kategorije."

"

Kaj bi se zgodilo, če bi v Outlooku 2013 ustvarili kategorijo s popolnoma enakim imenom in ji dodelili barvo? Odgovor je, da deluje za naše namene. Če ustvarite enakovredno kategorijo, bodo vsa e-poštna sporočila Outlook.com z oznako tega imena prikazana v Outlooku 2013 s svojo dvojno kategorijo>"

Težava, ki jo moramo zdaj rešiti, je kaj storiti, da bodo tudi izvorne kategorije sinhronizirane. Tukaj je opisano, kako to rešiti in doseči popolno sinhronizacijo.

"Prvi korak: Pretvorite vse izvorne Outlookove kategorije v uporabniške kategorije"

"

Kot je že razloženo, so informacije iz ročno ustvarjenih kategorij že na voljo v namiznem Outlooku, ne pa tudi iz izvornih oznak, ki jih Microsoft privzeto vključuje v svojo spletno pošto. Da bi to rešili, moramo pretvoriti te kategorije v uporabniške kategorije"

To lahko dosežemo tako, da ustvarimo filter/pravilo z naslednjo strukturo:

"

Za ustvarjanje pravila moramo klikniti gumb možnosti v zgornjem desnem kotu, izbrati Upravljanje pravil>"

"

To je treba ponoviti za vse izvorne kategorije, za katere želimo, da so prikazane v Outlooku 2013. V idealnem primeru je kategorija uporabnika> "

"

Ko bo to storjeno, bomo verjetno želeli skrijeti izvirne izvorne kategorije, tako da ne bomo imeli zasutega seznama oznak z dvojniki. To lahko storimo na plošči Upravljanje kategorij>"

S tem se znebimo podvojenih kategorij, hkrati pa lahko delamo le s kategorijami, ki jih je mogoče sinhronizirati z namizjem. Vendar potrebujemo še en korak, da dokončamo trik.

Drugi korak: Ustvarite v Outlooku 2013 enakovredno kategorijo za vsako kategorijo Outlook.com

Zdaj moramo ustvariti samo ekvivalente v Outlooku 2013. Za to moramo iti v okno s kategorijami (zavihek Domov > Kategoriziraj > Vse kategorije) in ustvariti novo kategorije, ki imajo popolnoma enako ime kot Outlook.com oznake, ki jih želimo sinhronizirati. Če obstaja razlika 1 znaka, se Outlook ne bo ujemal med oznako, ki prihaja s strežnika, in tisto, ki smo jo pravkar ustvarili, zato morate skrbeti za ujemanje imen.

Potem vsakemu določimo barvo in če želimo še bližnjico na tipkovnici in to je to! , bodo vsa e-poštna sporočila Outlook.com, ki bodo od zdaj naprej sinhronizirana, vključevala ustrezno kategorijo ali barvno oznako. Najboljše od vsega pa je, da gre za pravo sinhronizacijo, zato ko e-poštnemu sporočilu z namizja dodelite oznako, se bo ta sprememba odrazila na strežniku ( dokler lokalni in imena kategorij strežnikov se ujemajo).

Bonus: hitro iskanje po kategorijah

Da še bolje izkoristimo kategorije, jih lahko zasidramo v vrstico za hitri dostop (seznam gumbov, ki je nad trakom) filter za hitro iskanje glede na kategorijo.

"

Za to morate najprej aktivirati iskalni način>" "

Seveda nam iskanje po Outlooku privzeto prikaže rezultate iz vseh poštnih map, ko začnemo iskanje iz vnosa v mapi »Prejeto«, in to vedenje vpliva tudi na filter kategorije, ki smo ga pravkar pripeli.Če želimo to spremeniti, da dobimo rezultate samo iz trenutne mape, moramo iti v Datoteka (modri gumb) > Možnosti > Iskanje in tam izbrati Vključi rezultate samo iz trenutne mape. Če bomo v prihodnje želeli opraviti iskanje, ki bo vključevalo vse mape, ni problema, saj je v iskalna plošča možnost, da spremenite to možnost za posebne primere (brez spreminjanja privzete možnosti)."